Det kan ta ett bra tag att planera ett event eller en fest. Men det är trots allt viktigt att man ser till att ta planeringen på allvar. Men hur går man till väga för att planera en fest eller ett event och vad är bra att tänka på?

Organisera eventet

När man väl vet vilken typ av event man vill hålla i är det dags att organisera allt. Det kan vara klokt att ha en anteckningsbok eller pärm där man samlar allt som har med festen att göra. På så sätt vet man vad som är bokat och inte. Det är också bra att samla alla kvitton som handlar om eventet om det skulle visa sig att något behöver reklameras.

Ordna samarbeten

Att ordna samarbeten kan vara riktigt bra inför större event och fester. På så sätt kan man få ner de egna kostnaderna en hel del. Det finns flera olika varianter av sponsring och samarbeten som kan vara aktuella i samband med en fest eller ett event. Man bör se över saker som musik, ljudanläggningar, mat, tält och allt annat som kan behövas. Kanske finns det något eller några lokala företag som kan tänka sig att sponsra eventet mot att deras logga syns på olika platser?

Förbered åtgärder om något går fel

När det gäller eventplanering måste man också tänka på säkerheten. På sajten MSB finns det bra listor att gå efter när man ska planera ett större event och på dem kan man också få in åtgärder att vidta om något skulle gå fel under evenemangets gång.

Skaffa nödvändiga tillstånd

Om man vill ha en fest hemma på gården behöver man i regel inte några tillstånd alls. Men gäller det ett större event som en marknad eller konsert kan man behöva ha tillstånd från kommunen eller polisen för att få anordna aktiviteten. Det har bland annat med säkerhet att göra.

Hur lång tid tar planeringen?

Att planera ett event kan faktiskt ta en hel del tid. Det är ofta bättre att avsätta för mycket tid till planering än att plötsligt inse att man inte hinner med allt. Har man mer tid över när allt är planerat kan man spendera tiden med att hitta sponsorer eller med att ansöka om olika tillstånd eller ekonomiska bidrag.

Om man lägger tid på att planera och anordna att event eller en fest vill man i regel att så många som möjligt ska komma. Då gäller det att ha lite koll på andra event i närheten så att de inte krockar med varandra sett till tid och plats.

Var ska festen eller eventet hållas?

I Sverige finns det väldigt många olika platser att ha event på. Det går också utmärkt att hålla event digitalt om så behövs av olika anledningar. Om man ska hålla ett större event på sommaren kan det vara bra att ha koll på den aktuella platsen tidigt i planeringen. Många populära eventytor som torg och parker kan snabbt bokas och då kanske man inte kan hålla sin fest eller sitt evenemang där man vill.

När på dygnet ska eventet äga rum?

Olika event passar olika bra under olika tider av dygnet. Ett barnkalas kanske fungerar bra att ha under eftermiddagen medan en fest brukar börja på kvällen och hålla på sent in på natten. Ett stort event med många artister kan hålla på i flera dagar med bara ett par timmars paus på natten. Om man håller sitt event på en vardag får man räkna med att många arbetar och kanske inte kan komma ifrån under dagtid.

Välja ett bra datum

Det är också viktigt att se över vilka datum det passar att ha festen eller eventet. På röda dagar är många hemma från jobbet men å andra sidan kan de ha planerat andra saker eftersom att röda dagar i regel skapar långhelger. Att titta lite extra i almanackan under planeringen är alltså inte fel. Se också till att se hur andra event ligger så att inte allt hamnar under samma vecka.

Fester och event kan tendera att låta en hel del. Det beror självklart lite på vilken typ av fest man anordnar men lite musik och annat ljud går nästan aldrig att undvika.

Hur mycket får man störa?

När det gäller hyresrätter och bostadsrätter där privatpersoner ordnar fester finns det råd hos Hallå Konsument angående störningar i boendet. Man får nämligen inte störa hur mycket som helst. Om det är en kommun eller organisation som ordnar ett event gäller dock inte samma regler. Det är dock klokt att undvika störande moment så gott det går.

Att spela musik sent

En sak som många kan uppfatta som väldigt störande är hög musik som spelas sent på natten. Lugn musik kan accepteras men inte många accepterar hårdrock som spelas till tretiden varje natt. Är det ett större evenemang som är officiellt kan man som privatperson inte göra mycket åt att man störs. Gäller det däremot en privat fest kan man klaga på olika sätt. Är man själv arrangör av en fest av lite mindre storlek kan det vara klokt att sänka ner musiken efter klockan tio på kvällen. Då är risken mindre att grannarna klagar.

När man arrangerar ett event eller en fest finns det mycket att tänka på även när det gäller potentiellt störda grannar. Men det finns sätt att minska störningsmomenten på. Om man inte tar hänsyn med sitt event, vad kan hända då?

Vad kan hända om festen eller eventet stör?

Om man håller i ett privat event eller i en egen fest kan personer ringa Polisen om de upplever att festen stör allt för mycket. Det kan leda till att man får stoppa festen plötsligt. Man kan också bli polisanmäld för ofredande om man inte slutar spela trots tillsägelse.

Informera grannar

Om man sällan har fest kan det vara klokt att informera de närmaste grannarna om man trots allt vill ha en sådan. Det kan ske genom att man talar med dem, eller genom en lapp i trapphuset. Sätt också gärna upp ett telefonnummer man kan ringa till om man skulle bli störd och om en granne ringer eller säger något dagen efter festen är det bra att vara trevlig. I regel uppfattar man inte ljuden störande när man själv befinner sig mitt uppe i festen eller på eventet.