Kommunicera med din personal under ett event

Om du ska hålla i ett större event är det många bitar som ska falla på plats. Oftast är det många delmoment som man ska ta sig igenom och det gäller att allt går som planerat. Normalt så är du inte själv om att hålla i detta utan du har flera medarbetare till din hjälp. För att allt ska gå som planerat är det viktigt att ni kan kommunicera med varandra på ett enkelt och tydligt sätt. Som tur är finns det många hjälpmedel som ni kan använda er av för att eventet ska gå så smidigt som möjligt.

Använd er av trådlösa hörlurar

Det är viktigt att kunna kommunicera på ett enkelt sätt även om ni som arbetar tillsammans befinner er på stort avstånd. Därför är det en god idé att investera i ett par smarta trådlösa hörlurar som alla kan bära under eventet. De sitter skönt i öronen och gästerna kommer knappt se att ni har de på er. Det finns även modeller som är fukt- och vattentäta, vilket kan vara passande om det rör sig om ett utomhusevent. Man vet aldrig om det kommer en regnskur eller två, speciellt under sommarmånaderna. Det finns både simplare modeller för några 100 kronor och sådana som kostar över tusenlappen. Hur mycket du vill investera beror så klart på din budget.

Ha en speciell hashtag för eventet

Om ni ska använda er av sociala medier under eventet kan det vara bra att på förhand bestämma sig för en hashtag. Denna kan användas både av er medarbetare och samtliga gäster på eventet. Sätt gärna ut denna redan när ni skickar ut inbjudningarna så gästerna lägger den på minnet. Då blir det enkelt för samtliga inblandade att hitta alla bilder och information som postas på sociala medier om just ert event. Se till att välja en hashtag som inte redan finns på Instagram eller Twitter. Det är bara och söka efter den hashtag ni har tänkt och se om det kommer upp några träffar.

Starta en gruppchatt

Alla som arbetar på eventet kommer med största sannolikhet att ha med sig sin mobil. Därför kan ni enkelt starta en gruppchatt, till exempel på Whatsapp eller liknande, där ni hela tiden kan skriva till varandra. De flesta har förmodligen redan denna app installerad på sin telefon, annars går den att ladda ner helt kostnadsfritt. Bjud in alla i god tid så alla är medvetna om vad som gäller. I gruppen kan ni enkelt kommunicera både innan och under eventet. Förutom att kommunicera i text kan man även skicka bilder eller videor, vilket är ett stort plus i kanten. Det går så klart även att starta ett gruppsamtal om ni skulle behöva ringa till varandra. Med raka och tydliga kommunikationsvägar kommer det vara enklare att hjälpas åt vid oförutsägbara händelser under ert event. Efter eventet kan ni utvärdera och fortsätta med det som fungerar bra.